Ηλεκτρονική τιμολόγηση προς το Δημόσιο (B2G)

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις προέρχεται από την Οδηγία 2014/55/ΕΕ, που υποχρεώνει τους δημόσιους φορείς της ΕΕ να παραλαμβάνουν και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931. Στην Ελλάδα ενσωματώθηκε με τα άρθρα 148 έως 154 του ν. 4601/2019.

Το πλαίσιο συμπληρώνουν:

• η ΚΥΑ 63446/2021, που ορίζει τον εθνικό μορφότυπο, βασισμένο στο PEPPOL BIS 3.0,
• η ΚΥΑ 98979 ΕΞ 2021 για τη διαδικασία παραλαβής και επεξεργασίας,
• η ΚΥΑ 52445 ΕΞ 2023, που ορίζει την υποχρέωση των προμηθευτών και το χρονοδιάγραμμα, όπως τροποποιήθηκε με τις 182112/2024 και 100792 ΕΞ 2025.

Η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (ΓΓΠΣ) είναι η ελληνική αρχή PEPPOL και λειτουργεί το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ), από το οποίο περνούν τα τιμολόγια προς τις αναθέτουσες αρχές.

Επιπλέον, η γενική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση της Α.1128/2025 περιλαμβάνει και τις συναλλαγές B2G. Από 1.2.2027 τα τιμολόγια B2B και B2G των επιχειρήσεων έως 1 εκατ. € εσόδων δεν μπορούν πλέον να διαβιβάζονται στο myDATA από ERP χωρίς πάροχο.

Την υποχρέωση έχουν οι οικονομικοί φορείς, δηλαδή επιχειρήσεις και επαγγελματίες, που εκτελούν συμβάσεις με φορείς του Δημοσίου. Το κριτήριο είναι η ημερομηνία έναρξης της διαδικασίας ανάθεσης. Μετά από πιλοτική φάση από 12.9.2023, η υποχρέωση ισχύει για συμβάσεις των οποίων η διαδικασία ξεκίνησε:

• από 1.1.2024, για όλους τους φορείς της Κεντρικής Διοίκησης,
• από 1.6.2024, για όλους τους λοιπούς φορείς που αναθέτουν δημόσιες συμβάσεις.

Από 1.9.2025 η υποχρέωση επεκτάθηκε και στις λοιπές δαπάνες των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης που δεν εμπίπτουν στους νόμους για τις δημόσιες συμβάσεις.

Εξαιρούνται, μεταξύ άλλων:

• οι συμβάσεις ήσσονος αξίας, με εκτιμώμενη αξία έως 2.500 € χωρίς ΦΠΑ, και οι λοιπές δαπάνες έως 2.500 €,
• οι συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα,
• οι συμβάσεις μίσθωσης έργου μεταξύ φυσικών προσώπων και φορέων της Γενικής Κυβέρνησης,
• οι συμβάσεις που ξεκίνησαν πριν από τις παραπάνω ημερομηνίες και εκτελούνται ακόμη.

Η υποχρέωση αναγράφεται συνήθως στην απόφαση ανάθεσης ή στη σύμβαση. Αν δεν είσαι βέβαιος, ρώτα την αναθέτουσα αρχή πριν εκδώσεις.

Η ροή ενός τιμολογίου B2G έχει τέσσερα σημεία:

• Εσύ, ο προμηθευτής, εκδίδεις το τιμολόγιο στο πρόγραμμά σου, με τα στοιχεία της σύμβασης.
• Ο πιστοποιημένος πάροχος το μετατρέπει στον εθνικό μορφότυπο (PEPPOL BIS 3.0), το σημαίνει, το διαβιβάζει στο myDATA και το στέλνει στο δίκτυο PEPPOL.
• Το ΚΕΔ της ΓΓΠΣ το δρομολογεί στον σωστό παραλήπτη.
• Η αναθέτουσα αρχή το παραλαμβάνει στο πληροφοριακό της σύστημα ή, προσωρινά, μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, το ελέγχει και προχωρά στην πληρωμή.

Σε κάθε βήμα επιστρέφονται μηνύματα κατάστασης, μέχρι την πληρωμή ή την απόρριψη. Έτσι ξέρεις αν το τιμολόγιο έφτασε, αν έγινε αποδεκτό και πότε πληρώθηκε, χωρίς τηλέφωνα στο λογιστήριο του φορέα.

Όπως κάθε παραστατικό, το τιμολόγιο B2G διαβιβάζεται και στο myDATA και παίρνει ΜΑΡΚ, οπότε εμφανίζεται κανονικά στα ηλεκτρονικά σου βιβλία.

Οι προμηθευτές χωρίς ελληνικό ΑΦΜ τιμολογούν μέσω πιστοποιημένου σημείου πρόσβασης στο δίκτυο PEPPOL.

Ένα τιμολόγιο B2G απορρίπτεται συνήθως επειδή λείπει ή είναι λάθος κάποιο στοιχείο της σύμβασης. Πριν από το πρώτο τιμολόγιο προς έναν φορέα, η ΓΓΠΣ συστήνει να επικοινωνήσεις μαζί του για να επιβεβαιώσεις τα στοιχεία δρομολόγησης. Συνήθως χρειάζεσαι:

• τον κωδικό της αναθέτουσας αρχής στο μητρώο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε το τιμολόγιο να φτάσει στον σωστό παραλήπτη,
• τον ΑΔΑΜ της σύμβασης (Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης Μητρώου, από το ΚΗΜΔΗΣ),
• τον ΑΔΑ της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης,
• το είδος προϋπολογισμού από το οποίο χρηματοδοτείται η δαπάνη (τακτικός, ΠΔΕ κ.λπ.),
• τα στοιχεία της σύμβασης που ζητά ο εθνικός μορφότυπος και, όπου ζητούνται, τους κωδικούς CPV των ειδών.

Κράτα αυτά τα στοιχεία στην καρτέλα του φορέα-πελάτη ή στη σύμβαση, ώστε να μη χρειάζεται να τα αναζητάς σε κάθε τιμολόγιο.

Στο Δημόσιο, ένα τιμολόγιο που απορρίπτεται σημαίνει συνήθως εβδομάδες καθυστέρηση στην πληρωμή. Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα είναι πρακτικά, όχι τεχνικά:

• Λάθος παραλήπτης: ένας φορέας μπορεί να έχει περισσότερες υπηρεσίες ή μονάδες με διαφορετικό κωδικό. Επιβεβαίωσε τον κωδικό της αναθέτουσας αρχής πριν από το πρώτο τιμολόγιο, και ξανά αν αλλάξει η υπηρεσία που παρακολουθεί τη σύμβαση.
• Ελλιπή στοιχεία σύμβασης: ΑΔΑΜ ή ΑΔΑ που λείπει ή δεν αντιστοιχεί στη σύμβαση. Κράτα τα στοιχεία στην καρτέλα του φορέα και ενημέρωσέ τα όταν υπογράφεται νέα σύμβαση ή τροποποίηση.
• Ποσά που δεν ταιριάζουν: τιμές, ποσότητες ή ΦΠΑ διαφορετικά από τη σύμβαση ή το πρωτόκολλο παραλαβής. Τιμολόγησε ό,τι παραλήφθηκε, με τις τιμές της σύμβασης.
• Χάρτινο αντίγραφο αντί για ηλεκτρονικό: όπου ισχύει η υποχρέωση, το τιμολόγιο σε PDF με email δεν αρκεί. Η αναθέτουσα αρχή πρέπει να το παραλάβει μέσω ΚΕΔ.
• Συμβάσεις εκτός υποχρέωσης: αντίθετα, για συμβάσεις που εξαιρούνται, π.χ. έως 2.500 € χωρίς ΦΠΑ, ρώτα τον φορέα πώς προτιμά να παραλάβει το τιμολόγιο.

Όταν ένα τιμολόγιο απορριφθεί, το μήνυμα κατάστασης συνήθως εξηγεί τον λόγο. Διόρθωσε σε συνεννόηση με τον λογιστή σου και τον φορέα και στείλε ξανά, αντί να περιμένεις.

Με τη σύνδεση της eFluper με τον πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης Impact, εκδίδεις τιμολόγια προς το Δημόσιο από το ίδιο πρόγραμμα που χρησιμοποιείς για όλους τους πελάτες σου:

• το τιμολόγιο αποστέλλεται μέσω Impact στην αναθέτουσα αρχή,
• βλέπεις την κατάσταση B2G πάνω στο ίδιο το παραστατικό,
• κρατάς κωδικούς, μονάδες και CPV ανά προϊόν στην αποθήκη, ώστε να μην τα ξαναγράφεις.

Η σύνδεση με πάροχο κοστίζει από 95 € τον χρόνο (χωρίς ΦΠΑ), είναι διαθέσιμη σε όλα τα πακέτα και καλύπτει επίσης τιμολόγια B2B και λιανική. Δεν χρειάζεσαι ειδικό εξοπλισμό ούτε εκτυπώσεις.

Επειδή η ίδια σύνδεση καλύπτει και τα τιμολόγια B2B, όταν ξεκινήσει η γενική υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για την επιχείρησή σου (2.11.2026 για όσες έχουν έσοδα έως 1 εκατ. €, με μεταβατική περίοδο έως 31.1.2027) δεν χρειάζεσαι δεύτερη λύση. Οι εισπράξεις από τον φορέα καταχωρούνται στην καρτέλα του, ώστε να βλέπεις κάθε στιγμή ποια τιμολόγια του Δημοσίου είναι ακόμη ανεξόφλητα.