Τι είναι το myDATA και πώς στέλνω παραστατικά

Το myDATA (my Digital Accounting and Tax Application) είναι η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ όπου τηρούνται τα ηλεκτρονικά βιβλία των επιχειρήσεων. Κάθε φορά που εκδίδεις τιμολόγιο ή απόδειξη, τα βασικά του στοιχεία, δηλαδή εκδότης, λήπτης, ποσά, ΦΠΑ και είδος, στέλνονται στο myDATA. Το ίδιο κάνει και ο προμηθευτής σου για τα παραστατικά που εκδίδει προς εσένα.

Έτσι η ΑΑΔΕ βλέπει και τις δύο πλευρές κάθε συναλλαγής και μπορεί να τις διασταυρώνει. Για την επιχείρηση, το όφελος είναι ότι τα έσοδα και τα έξοδά της συγκεντρώνονται σε ένα σημείο, πάνω στο οποίο βασίζονται οι φορολογικές δηλώσεις.

Το myDATA δεν είναι πρόγραμμα τιμολόγησης. Είναι ο αποδέκτης των δεδομένων. Το πώς θα εκδώσεις το παραστατικό, με ποιο πρόγραμμα ή εφαρμογή, είναι δική σου επιλογή, μέσα στα κανάλια που αναγνωρίζει η ΑΑΔΕ.

Όταν ένα παραστατικό διαβιβαστεί επιτυχώς, το myDATA απαντά με τρία στοιχεία:

• ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης): ο αριθμός με τον οποίο το παραστατικό καταχωρείται στα ηλεκτρονικά βιβλία. Χωρίς ΜΑΡΚ, το παραστατικό δεν έχει καταχωρηθεί.
• UID: ένα μοναδικό αναγνωριστικό που υπολογίζεται από τα βασικά στοιχεία του παραστατικού (ΑΦΜ εκδότη, ημερομηνία, εγκατάσταση, τύπο, σειρά και αριθμό). Εξασφαλίζει ότι το ίδιο παραστατικό δεν μπορεί να καταχωρηθεί δύο φορές.
• QR code: ένας σύνδεσμος που επιτρέπει σε όποιον σκανάρει το παραστατικό να επαληθεύσει ότι διαβιβάστηκε.

Το QR code του ERP δεν είναι «σήμανση» του παραστατικού. Η σήμανση, όπου απαιτείται, προέρχεται από τον φορολογικό μηχανισμό (ΦΗΜ) ή από τον κωδικό αυθεντικοποίησης του πιστοποιημένου παρόχου. Το QR code απλώς δείχνει ότι η σύνοψη έφτασε στο myDATA.

Υπάρχουν τέσσερις βασικοί τρόποι να φτάσει ένα παραστατικό στο myDATA:

• Πρόγραμμα τιμολόγησης (ERP): το λογισμικό σου εκδίδει το παραστατικό και το διαβιβάζει απευθείας μέσω της διεπαφής της ΑΑΔΕ.
• Πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: εταιρεία αδειοδοτημένη από την ΑΑΔΕ σημαίνει το παραστατικό, το διαβιβάζει στο myDATA και το παραδίδει στον λήπτη. Είναι το κανάλι της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• timologio και myDATAapp: δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ για υπολογιστή και κινητό, κατάλληλες για επιχειρήσεις με λίγα παραστατικά.
• Ειδική φόρμα καταχώρισης: χειροκίνητη καταχώριση στην πύλη, για τις περιπτώσεις που επιτρέπει η ΑΑΔΕ.

Οι αποδείξεις λιανικής από ταμειακή μηχανή (ΦΗΜ) ακολουθούν δική τους διαδρομή προς την ΑΑΔΕ.

Με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B το τοπίο αλλάζει: για τα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων, το ERP χωρίς πάροχο παύει να είναι αποδεκτός τρόπος έκδοσης μετά το τέλος της μεταβατικής περιόδου (31.1.2027 για τις επιχειρήσεις έως 1 εκατ. €). Από εκεί και πέρα τα τιμολόγια B2B εκδίδονται μέσω παρόχου ή timologio / myDATAapp.

Στο myDATA διαβιβάζονται τα παραστατικά εσόδων (τιμολόγια, αποδείξεις, πιστωτικά), τα παραστατικά αυτοτιμολόγησης, καθώς και εγγραφές για έσοδα ή έξοδα για τα οποία δεν εκδίδεται παραστατικό. Από την πλευρά του λήπτη, διαβιβάζονται οι χαρακτηρισμοί εξόδων για τα παραστατικά που λαμβάνει.

Ο χρόνος εξαρτάται από το κανάλι:

• Μέσω ERP, από 1.1.2024 (Α.1170/2023, που τροποποίησε την Α.1138/2020), η διαβίβαση γίνεται σε πραγματικό χρόνο, κατά την έκδοση. Αν χαθεί η σύνδεση, το παραστατικό εκδίδεται με ένδειξη απώλειας διασύνδεσης και διαβιβάζεται έως την επόμενη ημέρα.
• Μέσω παρόχου ή των εφαρμογών της ΑΑΔΕ, η διαβίβαση γίνεται από τον ίδιο τον μηχανισμό, μαζί με την έκδοση.
• Για εγγραφές χωρίς παραστατικό (π.χ. επιδοτήσεις, λογιστικές εγγραφές) η προθεσμία είναι συνήθως έως την 20ή ημέρα του επόμενου μήνα.

Το πιο απλό είναι να μη χρειάζεται να θυμάσαι τίποτα: ένα πρόγραμμα που διαβιβάζει τη στιγμή της έκδοσης σε καλύπτει αυτόματα.

Ο χαρακτηρισμός λέει στο myDATA τι είδους έσοδο ή έξοδο είναι κάθε γραμμή ενός παραστατικού. Για παράδειγμα, αν ένα τιμολόγιο αφορά πώληση εμπορευμάτων ή παροχή υπηρεσιών, ή αν μια αγορά είναι εμπόρευμα, πάγιο ή γενικό έξοδο. Ο χαρακτηρισμός αποτελείται από την κατηγορία και τον τύπο, που αντιστοιχεί στα πεδία των φορολογικών εντύπων, όπως το Ε3.

Ο εκδότης χαρακτηρίζει τα έσοδά του όταν στέλνει το παραστατικό. Ένα καλό πρόγραμμα τιμολόγησης το κάνει αυτόματα, με βάση το είδος ή την υπηρεσία που χρησιμοποίησες.

Ο λήπτης βλέπει στο myDATA τα παραστατικά που του εξέδωσαν οι προμηθευτές του και τα χαρακτηρίζει ως έξοδα. Αυτό συνήθως το αναλαμβάνει ο λογιστής, αλλά βοηθά πολύ να έχεις ήδη καταχωρισμένα τα παραστατικά αγορών στο πρόγραμμά σου.

Αν δεν είσαι σίγουρος για τον σωστό χαρακτηρισμό μιας κατηγορίας εσόδων, ρύθμισέ τον μία φορά μαζί με τον λογιστή σου στο είδος ή την υπηρεσία, ώστε να εφαρμόζεται σωστά σε κάθε παραστατικό.

Ένα παραστατικό που έχει πάρει ΜΑΡΚ δεν «σβήνεται». Τα λάθη διορθώνονται με τρόπο που αφήνει ίχνος στα ηλεκτρονικά βιβλία:

• Αν το παραστατικό διαβιβάστηκε κατά λάθος, για παράδειγμα δύο φορές ή σε λάθος πελάτη, ο εκδότης μπορεί να το ακυρώσει στο myDATA. Η ακύρωση καταγράφεται κι αυτή.
• Αν το παραστατικό είναι σωστό αλλά άλλαξε κάτι στη συναλλαγή, π.χ. επιστροφή εμπορεύματος ή έκπτωση, εκδίδεται πιστωτικό, που διαβιβάζεται όπως κάθε άλλο παραστατικό και συσχετίζεται με το αρχικό.
• Αν ο λήπτης βρει λάθος σε παραστατικό που του εξέδωσαν, μπορεί να το επισημάνει στο myDATA, ώστε ο εκδότης να το διορθώσει.

Ο κανόνας είναι απλός: ό,τι εκδόθηκε, διορθώνεται με νέο, διαβιβασμένο παραστατικό, όχι με διαγραφή στο πρόγραμμα. Γι' αυτό αξίζει να ελέγχεις πελάτη και ποσά πριν πατήσεις «έκδοση».

Η eFluper είναι συνδεδεμένη απευθείας με το myDATA σε κάθε πακέτο, ακόμη και στο δωρεάν. Συνδέεις μία φορά τον λογαριασμό σου με τα στοιχεία πρόσβασης που εκδίδεις από την ΑΑΔΕ, και από εκεί και πέρα:

• κάθε παραστατικό διαβιβάζεται αυτόματα με την έκδοση, ή χειροκίνητα αν το προτιμάς, και επιστρέφει με ΜΑΡΚ, UID και QR code,
• λαμβάνεις από το myDATA τα δεδομένα σου ως εκδότης και ως λήπτης, ώστε να βλέπεις και τα παραστατικά που σου έκοψαν άλλοι,
• μπορείς να δημιουργείς παραστατικά αγορών από τα δεδομένα του myDATA, χωρίς πληκτρολόγηση.

Όταν χρειάζεσαι ηλεκτρονική τιμολόγηση (B2B, B2G ή λιανική χωρίς ταμειακή), ενεργοποιείς τη σύνδεση με τον πιστοποιημένο πάροχο Impact, από 95 € τον χρόνο (χωρίς ΦΠΑ), χωρίς να αλλάξεις πρόγραμμα.