Ψηφιακό πελατολόγιο: ποιοι είναι υποχρεωμένοι και τι καταγράφουν

Το ψηφιακό πελατολόγιο είναι εφαρμογή της ΑΑΔΕ όπου ορισμένες επιχειρήσεις καταγράφουν τις συναλλαγές τους με πελάτες σε πραγματικό χρόνο και, σε κάθε περίπτωση, πριν ξεκινήσει η παροχή της υπηρεσίας. Η καταγραφή αφορά τόσο λιανικές όσο και χονδρικές συναλλαγές, είτε η υπηρεσία παρέχεται μία φορά, είτε επαναλαμβανόμενα, είτε διαρκώς (συνδρομή ή μίσθωση).

Ο σκοπός, όπως αναφέρει η απόφαση, είναι η ΑΑΔΕ να μπορεί να επαληθεύει τις συναλλαγές στους ελέγχους, να συγκρίνει ομοειδείς επιχειρήσεις και να διασταυρώνει τα στοιχεία με τα υπόλοιπα ψηφιακά της συστήματα, όπως το myDATA. Στην πράξη, κάθε όχημα που βρίσκεται στον χώρο σου πρέπει να αντιστοιχεί σε εγγραφή, και κάθε εγγραφή, στο τέλος, σε παραστατικό.

Το πλαίσιο ορίζεται στην απόφαση Α.1057/2025 του Διοικητή της ΑΑΔΕ (ΦΕΚ Β΄ 1828/14.4.2025). Η εφαρμογή ξεκίνησε στις 14.4.2025, ήταν προαιρετική έως 30.6.2025 και είναι υποχρεωτική από 1.7.2025.

Σύμφωνα με το άρθρο 2 της Α.1057/2025, ψηφιακό πελατολόγιο τηρούν οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται, ως κύρια ή δευτερεύουσα δραστηριότητα, με τους ΚΑΔ του παραρτήματος της απόφασης, στους κλάδους:

• συνεργείων επισκευής και συντήρησης οχημάτων και φανοποιείων,
• τοποθέτησης συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα,
• χώρων στάθμευσης (parking),
• πλυντηρίων οχημάτων,
• ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών, μοτοποδηλάτων, επαγγελματικών οχημάτων, γεωργικών και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων.

Η ΑΑΔΕ έχει δηλώσει πρόθεση να επεκτείνει το ψηφιακό πελατολόγιο και σε άλλους κλάδους, και δημοσιεύματα έχουν αναφέρει, για παράδειγμα, κέντρα δεξιώσεων και catering. Μέχρι τις 13.11.2026 δεν εντοπίσαμε απόφαση που να ορίζει ημερομηνία έναρξης για νέους κλάδους. Αν η δραστηριότητά σου δεν είναι στη λίστα παραπάνω, παρακολούθησε τις ανακοινώσεις στο aade.gr.

Στα συνεργεία, η εγγραφή γίνεται όταν το όχημα μπει και σταθμεύσει στον χώρο και αποχωρήσει ο οδηγός, ή όταν αρχίσει η εργασία, ακόμη και μπροστά στο συνεργείο. Στα πλυντήρια και στα parking, όταν το όχημα μπει και σταθμεύσει. Στις ενοικιάσεις, με την έναρξη της ενοικίασης.

Η εγγραφή έχει τρία στάδια:

• Είσοδος: τύπος υπηρεσίας (άπαξ, επαναλαμβανόμενη, διαρκής), εγκατάσταση, αριθμός κυκλοφορίας, ημερομηνία και ώρα εισόδου. Η κατηγορία και ο κατασκευαστής του οχήματος αντλούνται αυτόματα για ελληνικές πινακίδες. Ο ΑΦΜ του πελάτη είναι υποχρεωτικός στις επαναλαμβανόμενες συναλλαγές.
• Κατά την υπηρεσία: η κατηγορία της εργασίας, π.χ. με ή χωρίς ανταλλακτικά, ανταλλακτικά του πελάτη, εγγύηση ή δωρεάν, και προαιρετικά το συμφωνηθέν ποσό.
• Ολοκλήρωση: ημερομηνία και ώρα αναχώρησης (ή επιστροφής, στις ενοικιάσεις), το είδος του παραστατικού και, μόλις εκδοθεί, ο ΜΑΡΚ του από το myDATA ή τα στοιχεία της απόδειξης ΦΗΜ.

Αν πρέπει να ακυρωθεί μια εγγραφή, καταχωρείται νέα, συσχετισμένη με την παλιά, και το ιστορικό διατηρείται. Αν χαθεί η σύνδεση, τα στοιχεία καταχωρούνται αμέσως μόλις αποκατασταθεί.

Το άρθρο 3 της Α.1057/2025 εξαιρεί από το ψηφιακό πελατολόγιο:

• τις εταιρείες χρηματοδοτικής μίσθωσης (leasing),
• τα συστήματα αυτοεξυπηρέτησης, εφόσον το παραστατικό εκδίδεται αμέσως με την ολοκλήρωση της υπηρεσίας,
• τις εργασίες συνεργείων αντιπροσωπειών για την παράδοση καινούργιων αυτοκινήτων (π.χ. αποκήρωση),
• την εκμίσθωση θέσεων σε περιφραγμένα οικόπεδα χωρίς φύλαξη ή άλλες υπηρεσίες, όταν ο οδηγός μπαίνει και βγαίνει μόνος του,
• την επισκευή εξαρτημάτων που φέρνει ο πελάτης χωρίς το όχημα,
• τη χρήση ιδιόκτητου χώρου στάθμευσης για τους πελάτες της επιχείρησης,
• τις υπηρεσίες κινητού συνεργείου στο σημείο της βλάβης.

Επίσης, η σύντομη απομάκρυνση του οχήματος (π.χ. για καύσιμα ή δοκιμή) δεν χρειάζεται καταχώριση, εφόσον μπορεί να επιστρέψει σε εύλογο χρόνο αν το ζητήσει ο έλεγχος.

Η Α.1057/2025 ορίζει ότι κάθε εγγραφή αποτελεί υποβολή πληροφοριακής δήλωσης. Μια εκπρόθεσμη εγγραφή θεωρείται εκπρόθεσμη δήλωση, μια ελλιπής θεωρείται ελλιπής, και η μη εγγραφή θεωρείται παράλειψη υποβολής. Οι παραβάσεις αυτές επισύρουν τις κυρώσεις της περ. α΄ της παρ. 1 του άρθρου 53 του ΚΦΔ (ν. 5104/2024), ανά παράβαση. Επειδή κάθε όχημα είναι ξεχωριστή εγγραφή, οι παραλείψεις αθροίζονται γρήγορα.

Υπάρχει όμως και ένα πρακτικό όφελος: με την απόφαση Α.1150/2025, οι επιχειρήσεις που τηρούν ψηφιακό πελατολόγιο δεν υποβάλλουν πλέον τα συμφωνητικά με τους πελάτες τους για συμφωνητικά από 1.7.2025, εφόσον οι συναλλαγές καταγράφονται στο πελατολόγιο.

Ο ευκολότερος τρόπος να μένεις συνεπής είναι η εγγραφή να γίνεται στο ίδιο σημείο όπου εκδίδεις και το παραστατικό. Έτσι δεν πληκτρολογείς τα ίδια στοιχεία δύο φορές και ο ΜΑΡΚ συνδέεται χωρίς αντιγραφή.

Η υποχρέωση γίνεται εύκολη όταν μπαίνει στη ρουτίνα της υποδοχής. Ένα παράδειγμα για συνεργείο:

• Παραλαβή: ο πελάτης αφήνει το όχημα. Πριν φύγει, καταχωρείς πινακίδα και τύπο υπηρεσίας. Αν είναι σταθερός επαγγελματίας πελάτης με επαναλαμβανόμενη συναλλαγή, βάζεις και τον ΑΦΜ του.
• Εργασία: όταν ξεκινά η επισκευή, επιλέγεις κατηγορία, π.χ. εργασία με ανταλλακτικά. Αν συμφωνήθηκε τιμή, μπορείς να τη σημειώσεις.
• Παράδοση: όταν το όχημα φεύγει, κλείνεις την εγγραφή με την ώρα αναχώρησης, εκδίδεις απόδειξη ή τιμολόγιο και η εγγραφή συνδέεται με τον ΜΑΡΚ του.

Σε πλυντήριο ή parking η ροή είναι συντομότερη: εγγραφή στην είσοδο, κλείσιμο στην έξοδο, παραστατικό. Στις ενοικιάσεις, η εγγραφή ανοίγει με την έναρξη της μίσθωσης και κλείνει με την επιστροφή.

Δύο συμβουλές από την πράξη: όρισε ποιος στην ομάδα κάνει την καταχώριση σε κάθε βάρδια, ώστε να μην «περιμένει» κανείς τον άλλον, και μην αφήνεις ανοιχτές εγγραφές για οχήματα που έχουν ήδη φύγει. Αν εκδώσεις περισσότερα από ένα παραστατικά για το ίδιο όχημα, χωρίς να βγει από τον χώρο, ο αριθμός των εγγραφών πρέπει να αντιστοιχεί στον αριθμό των παραστατικών.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο της eFluper καλύπτει συνεργεία και φανοποιεία, πλυντήρια, χώρους στάθμευσης και επιχειρήσεις ενοικίασης οχημάτων, μέσα στο ίδιο πρόγραμμα με την τιμολόγηση:

• καταχωρείς την είσοδο του οχήματος και η εγγραφή διαβιβάζεται αυτόματα στην ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο,
• ενημερώνεις κατηγορία υπηρεσίας και ολοκλήρωση ανά όχημα, και κάθε βήμα διαβιβάζεται τη στιγμή που γίνεται,
• εκδίδεις απόδειξη ή τιμολόγιο από την ίδια εφαρμογή και το παραστατικό συνδέεται με την εγγραφή, ενώ διαβιβάζεται στο myDATA,
• διαχειρίζεσαι τις εισπράξεις από τον πελάτη, χωρίς επιπλέον εξοπλισμό, από υπολογιστή, tablet ή κινητό.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο ενεργοποιείται σε οποιοδήποτε επί πληρωμή πακέτο, με κόστος 4 € τον μήνα (χωρίς ΦΠΑ). Πριν ξεκινήσεις, χρειάζεσαι εγγραφή στο myDATA για τα διαπιστευτήρια πρόσβασης.