Διασύνδεση POS με ταμειακή και ΑΑΔΕ: τι ισχύει

Μέχρι πριν από λίγα χρόνια, το τερματικό καρτών (POS) και η ταμειακή μηχανή ήταν δύο ανεξάρτητες συσκευές. Ο πωλητής χτυπούσε ένα ποσό στο POS και, χωριστά, έκοβε απόδειξη. Τίποτα δεν εξασφάλιζε ότι τα δύο ταίριαζαν, ή ότι κόπηκε απόδειξη.

Η διασύνδεση POS κλείνει αυτό το κενό. Το τερματικό καρτών συνδέεται με το ταμειακό σύστημα της επιχείρησης, δηλαδή με τον φορολογικό ηλεκτρονικό μηχανισμό (ΦΗΜ) ή με το πρόγραμμα που εκδίδει παραστατικά μέσω πιστοποιημένου παρόχου. Έτσι, κάθε πληρωμή με κάρτα ξεκινά από ένα παραστατικό που έχει ήδη εκδοθεί και συνδέεται με αυτό. Τα στοιχεία της πληρωμής φτάνουν στην ΑΑΔΕ μαζί με τα στοιχεία του παραστατικού.

Η υποχρέωση προβλέπεται στο άρθρο 17 του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 5104/2024) και εξειδικεύεται με δύο αποφάσεις της ΑΑΔΕ: την Α.1098/2022 για τις ταμειακές μηχανές και την Α.1155/2023 για τα ταμειακά συστήματα που λειτουργούν με ERP και πάροχο ηλεκτρονικής έκδοσης.

Η διασύνδεση αφορά τις επιχειρήσεις που δέχονται πληρωμές με κάρτα στο σημείο πώλησης και εκδίδουν τα παραστατικά τους είτε με ΦΗΜ είτε μέσω παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης. Αν έχεις έστω και ένα POS με το οποίο εισπράττεις πωλήσεις που φορολογούνται, πρέπει να είναι διασυνδεδεμένο.

Οι προθεσμίες, σύμφωνα με την ΑΑΔΕ:

• Ταμειακές μηχανές (Α.1098/2022): έως 31.3.2024, με παράταση έως 30.4.2024 για όσους είχαν κλείσει ραντεβού με τεχνικό τον Απρίλιο ή θα αντικαθιστούσαν το σύστημά τους με λύση «all in one».
• Συστήματα ERP με πάροχο (Α.1155/2023): έως 30.9.2024.

Οι προθεσμίες αυτές έχουν λήξει, οπότε η διασύνδεση ισχύει ήδη. Για ορισμένους ειδικούς κλάδους, όπως τα πρατήρια καυσίμων, η ΑΑΔΕ έχει ορίσει ξεχωριστό χρονοδιάγραμμα. Αν ανοίγεις τώρα επιχείρηση ή αλλάζεις POS, η διασύνδεση πρέπει να γίνει πριν ξεκινήσεις να εισπράττεις με κάρτα.

Η λογική είναι απλή: πρώτα το παραστατικό, μετά η κάρτα. Στην πράξη:

• Το ταμειακό σύστημα εκδίδει την απόδειξη ή το τιμολόγιο και στέλνει στο POS αίτημα πληρωμής για το συγκεκριμένο ποσό.
• Ο πελάτης πληρώνει με κάρτα. Το POS επιστρέφει την επιβεβαίωση, η οποία συνδέεται με το παραστατικό.
• Το ποσό της πληρωμής δεν μπορεί να υπερβαίνει το σύνολο των σχετικών παραστατικών. Εξαίρεση είναι το φιλοδώρημα, που καταγράφεται χωριστά.

Για περιπτώσεις όπως το delivery ή την εξυπηρέτηση στο τραπέζι, τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί μπορούν να προφορτωθούν στο τερματικό και να εξοφληθούν αργότερα, με μία ή περισσότερες κάρτες. Τα προφορτωμένα παραστατικά παραμένουν διαθέσιμα για 24 ώρες.

Όταν η πληρωμή με κάρτα προηγείται του παραστατικού, για παράδειγμα σε προκαταβολή, καταγράφεται ως προείσπραξη από διασυνδεδεμένο POS και το παραστατικό ακολουθεί.

Σύμφωνα με τις οδηγίες της ΑΑΔΕ, η διασύνδεση δεν απαιτείται για:

• τις πωλήσεις από απόσταση και το ηλεκτρονικό εμπόριο,
• τις πληρωμές με κάρτα μέσω συνδέσμου πληρωμής (payment link),
• τα αυτόνομα τερματικά χωρίς προσωπικό (unattended).

Επίσης, οι συσκευές «all in one», που συνδυάζουν σε μία μονάδα το ταμειακό λογισμικό και την εφαρμογή καρτών, δεν χρειάζονται ξεχωριστή διασύνδεση.

Η ΑΑΔΕ έχει σημειώσει ότι οι εξαιρέσεις για συναλλαγές χωρίς φυσική παρουσία της κάρτας θα επανεξεταστούν, οπότε αξίζει να παρακολουθείς τις ανακοινώσεις της στο aade.gr. Αν δεν είσαι βέβαιος αν η δική σου περίπτωση εξαιρείται, ρώτα τον λογιστή σου πριν αποφασίσεις να μη διασυνδέσεις ένα τερματικό. Θυμήσου ότι η εξαίρεση από τη διασύνδεση δεν είναι ποτέ εξαίρεση από την έκδοση παραστατικού: κάθε πώληση χρειάζεται την απόδειξη ή το τιμολόγιό της, διαβιβασμένο στο myDATA.

Η αποδοχή πληρωμών με κάρτα σε τερματικό που δεν είναι διασυνδεδεμένο, ενώ θα έπρεπε, επισύρει πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 63 του ΚΦΔ (ν. 5104/2024):

• 10.000 € για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία,
• 20.000 € για επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία.

Ο νόμος προβλέπει μείωση στο μισό για επιχειρήσεις σε μικρούς οικισμούς και νησιά με λίγους κατοίκους. Τα ποσά είναι σταθερά και δεν συνδέονται με την αξία των συναλλαγών, γι' αυτό η διασύνδεση είναι από τις υποχρεώσεις που δεν αξίζει να αφήσεις για αργότερα.

Η ΑΑΔΕ ενημερώνει τις επιχειρήσεις για την κατάσταση των τερματικών τους μέσω email, μέσω της θυρίδας στο myAADE και στα «Στοιχεία Επιχείρησης», στην ενότητα πληροφοριών πληρωμών (EFT/POS). Έλεγξε εκεί ότι όλα τα τερματικά σου εμφανίζονται ως διασυνδεδεμένα.

Αν δεν είσαι βέβαιος ότι η επιχείρησή σου είναι εντάξει, πέρασε από αυτά τα σημεία:

• Όλα τα τερματικά: μέτρησε πόσα POS έχεις σε λειτουργία, μαζί με όσα είναι σε δεύτερο ταμείο ή αποθήκη, και έλεγξε στο myAADE ότι κάθε ένα εμφανίζεται διασυνδεδεμένο.
• Νέα ή αντικατεστημένα POS: κάθε φορά που αλλάζεις τράπεζα, πάροχο πληρωμών ή συσκευή, η διασύνδεση πρέπει να γίνει πριν από την πρώτη πληρωμή.
• Σειρά ενεργειών στο ταμείο: το προσωπικό πρέπει να ξεκινά από το παραστατικό και όχι από το POS. Ένα «γρήγορο» ποσό στο τερματικό χωρίς παραστατικό είναι ακριβώς αυτό που η διασύνδεση έχει σχεδιαστεί να εντοπίζει.
• Προκαταβολές και εξοφλήσεις αργότερα: αν παίρνεις προκαταβολή με κάρτα, φρόντισε να καταγράφεται ως προείσπραξη από διασυνδεδεμένο POS και να ακολουθεί το παραστατικό.
• Πληρωμές από απόσταση: αν στέλνεις συνδέσμους πληρωμής ή πουλάς online, οι πληρωμές αυτές εξαιρούνται από τη διασύνδεση, αλλά το παραστατικό εκδίδεται και διαβιβάζεται κανονικά.

Αν κάποιο από τα παραπάνω δεν ισχύει, μίλησε με τον λογιστή σου και με τον πάροχο του ταμειακού σου συστήματος το συντομότερο, πριν από τον επόμενο έλεγχο.

Η eFluper περιλαμβάνει διασύνδεση με POS σε κάθε πακέτο. Σε συνδυασμό με τη σύνδεση με τον πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης Impact (από 95 € τον χρόνο, χωρίς ΦΠΑ), εκδίδεις αποδείξεις λιανικής χωρίς ταμειακή μηχανή ή ειδικό εξοπλισμό:

• η απόδειξη εκδίδεται μαζί με την πληρωμή στο POS,
• το παραστατικό σημειώνεται αυτόματα ως εξοφλημένο,
• τα δεδομένα πηγαίνουν κατευθείαν στο myDATA.

Για τις πληρωμές εκτός καταστήματος, η eFluper συνδέεται σε κάθε πακέτο με τις πύλες πληρωμών Viva, PayPal και Stripe, και η πληρωμή συνδέεται αυτόματα με το τιμολόγιο που εξοφλεί. Κάθε είσπραξη, με κάρτα, μετρητά ή μεταφορά, καταγράφεται στην καρτέλα του πελάτη και τα ανεξόφλητα υπόλοιπα ενημερώνονται αμέσως. Έτσι, στο τέλος της ημέρας, οι πληρωμές με κάρτα, τα παραστατικά και τα δεδομένα του myDATA συμφωνούν μεταξύ τους χωρίς χειροκίνητη αντιπαραβολή.