Cloud ή εγκατεστημένο πρόγραμμα τιμολόγησης;

Ένα εγκατεστημένο (desktop ή on-premise) πρόγραμμα αγοράζεται ή μισθώνεται και εγκαθίσταται σε έναν υπολογιστή ή σε διακομιστή της επιχείρησης. Τα δεδομένα μένουν τοπικά και η επιχείρηση φροντίζει για ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας και πρόσβαση από άλλα σημεία.

Ένα cloud πρόγραμμα λειτουργεί στους διακομιστές του κατασκευαστή. Συνδέεσαι από browser ή εφαρμογή, συνήθως με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή, και η συντήρηση γίνεται κεντρικά.

Και τα δύο μπορούν να διαβιβάζουν στο myDATA και να συνδέονται με πιστοποιημένο πάροχο. Η διαφορά είναι στο ποιος κάνει τι.

Η ΑΑΔΕ αναθεωρεί κατά διαστήματα τις τεχνικές προδιαγραφές του myDATA: νέες εκδόσεις, νέοι χαρακτηρισμοί, νέοι τύποι παραστατικών. Σε cloud πρόγραμμα η προσαρμογή γίνεται κεντρικά και τη βλέπεις την επόμενη φορά που θα συνδεθείς. Σε εγκατεστημένο πρόγραμμα συνήθως πρέπει να κατεβάσεις και να εγκαταστήσεις ενημέρωση, μερικές φορές σε κάθε υπολογιστή, και να βεβαιωθείς ότι έχεις δικαίωμα σε αυτήν.

Σε τοπικό πρόγραμμα τα δεδομένα είναι στα χέρια σου, μαζί με τον κίνδυνο: βλάβη δίσκου, κλοπή ή ransomware σε έναν υπολογιστή χωρίς πρόσφατο backup μπορεί να σημαίνει απώλεια παραστατικών. Σε cloud πρόγραμμα ο πάροχος του λογισμικού κρατά αντίγραφα και προστατεύει την υποδομή, οπότε αξίζει να ρωτήσεις πού φιλοξενούνται τα δεδομένα, αν είναι κρυπτογραφημένα και πόσο συχνά παίρνονται backups.

Το cloud πλεονεκτεί όταν δουλεύεις από πολλά σημεία ή με συνεργάτες: ο ίδιος λογαριασμός ανοίγει από το γραφείο, από το σπίτι και από το κινητό, και ο λογιστής σου μπορεί να έχει τη δική του πρόσβαση. Ένα εγκατεστημένο πρόγραμμα χρειάζεται συνήθως απομακρυσμένη σύνδεση ή δικτυακή εγκατάσταση για το ίδιο αποτέλεσμα.

Το βασικό μειονέκτημα του cloud είναι η εξάρτηση από τη σύνδεση στο internet: χωρίς σύνδεση δεν ανοίγει η εφαρμογή. Στην πράξη, όμως, και η διαβίβαση στο myDATA θέλει internet, οπότε ένα τοπικό πρόγραμμα χωρίς σύνδεση μπορεί να εκδώσει αλλά όχι να ολοκληρώσει τη διαβίβαση. Ένα κινητό με δεδομένα είναι συνήθως αρκετή εφεδρεία.

Το εγκατεστημένο πρόγραμμα έχει συνήθως αρχικό κόστος άδειας, συχνά με ετήσιο συμβόλαιο συντήρησης για τις ενημερώσεις, και κόστος υλικού (υπολογιστής, διακομιστής, backup). Το cloud έχει προβλέψιμη συνδρομή χωρίς αρχικό κόστος. Για μια μικρή επιχείρηση ή έναν ελεύθερο επαγγελματία το cloud είναι σχεδόν πάντα φθηνότερο στο σύνολο. Μεγάλες εγκαταστάσεις με ειδικές παραμετροποιήσεις μπορεί να έχουν λόγους να μείνουν τοπικά.

• Ελεύθεροι επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις: συνήθως cloud. Δεν έχουν IT, θέλουν να τιμολογούν και από το κινητό και να μην ασχολούνται με ενημερώσεις.
• Επιχειρήσεις με πολλά σημεία ή συνεργάτες: cloud, για κοινή πρόσβαση χωρίς δικτυακές εγκαταστάσεις.
• Επιχειρήσεις με λογιστή εκτός γραφείου: cloud, ώστε ο λογιστής να βλέπει τα παραστατικά με δική του πρόσβαση.
• Εγκαταστάσεις με αδύναμη ή καθόλου σύνδεση: ένα τοπικό πρόγραμμα μπορεί να είναι πιο πρακτικό, με την επιφύλαξη ότι η διαβίβαση στο myDATA θέλει έτσι κι αλλιώς internet.
• Μεγάλα, εξειδικευμένα συστήματα: όπου υπάρχει ήδη υποδομή και ομάδα IT, η τοπική εγκατάσταση μπορεί να έχει νόημα.

Η eFluper είναι cloud πρόγραμμα τιμολόγησης. Δεν εγκαθιστάς τίποτα: συνδέεσαι στο app.efluper.com από οποιονδήποτε browser και ξεκινάς. Ο ίδιος λογαριασμός ανοίγει από υπολογιστή, tablet και κινητό, και υπάρχει εφαρμογή για Android και iOS.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα σε cloud υποδομή με καθημερινά backups. Μπορείς να εξαγάγεις μαζικά όλα τα παραστατικά σου και τα συνημμένα τους, να προσκαλέσεις τον λογιστή ή συνεργάτες με δικαιώματα ανά χρήστη, και να δεις ποιος άλλαξε κάθε εγγραφή.

Αν η δουλειά σου απαιτεί λειτουργία χωρίς καμία σύνδεση στο internet, ένα cloud πρόγραμμα, και η eFluper, δεν είναι η σωστή επιλογή. Για όλους τους άλλους, οι συνδρομές ξεκινούν από 8 €/μήνα με ετήσια χρέωση και υπάρχει δωρεάν πλάνο για να ξεκινήσεις. Δες και τον οδηγό πώς να διαλέξεις πρόγραμμα τιμολόγησης.