Πώς να διαλέξεις πρόγραμμα τιμολόγησης: σύγκριση κριτηρίων

Σχεδόν κάθε πρόγραμμα τιμολόγησης υπόσχεται «εύκολη έκδοση» και «συμβατότητα με το myDATA». Η διαφορά φαίνεται στις λεπτομέρειες: ποιοι τύποι παραστατικών υποστηρίζονται, τι περιλαμβάνει η τιμή και τι χρεώνεται επιπλέον, πόσους χρήστες έχεις, τι γίνεται όταν χρειαστείς τιμολόγιο προς το Δημόσιο.

Ο οδηγός αυτός δεν συγκρίνει ονόματα. Σου δίνει δέκα κριτήρια με τη σειρά που συνήθως μετράνε, και για το καθένα τι να ρωτήσεις. Στο τέλος θα βρεις πίνακα με το τι προσφέρει η eFluper σε κάθε κριτήριο, ώστε να τη συγκρίνεις με ό,τι άλλο εξετάζεις.

Κάθε επιχείρηση στην Ελλάδα διαβιβάζει τα δεδομένα των παραστατικών της στο myDATA της ΑΑΔΕ. Ένα πρόγραμμα τιμολόγησης πρέπει να το κάνει αυτόματα, τη στιγμή της έκδοσης, και να σου επιστρέφει τον ΜΑΡΚ κάθε παραστατικού.

Ρώτα: γίνεται η διαβίβαση αυτόματα ή χρειάζεται ενέργεια από σένα; Βλέπεις καθαρά ποια παραστατικά διαβιβάστηκαν και ποια όχι; Υποστηρίζεται λήψη δεδομένων ως λήπτης, ώστε να βλέπεις τι έχουν διαβιβάσει οι προμηθευτές σου;

Η απευθείας διαβίβαση στο myDATA δεν είναι το ίδιο με την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω πιστοποιημένου παρόχου. Τα τιμολόγια προς το Δημόσιο (B2G) αποστέλλονται υποχρεωτικά μέσω παρόχου, και ο πάροχος καλύπτει επίσης B2B και B2C ροές, όπως αποδείξεις χωρίς φορολογικό μηχανισμό.

Ρώτα: συνδέεται το πρόγραμμα με πιστοποιημένο πάροχο; Το κόστος του παρόχου περιλαμβάνεται ή είναι ξεχωριστό; Ποιοι τύποι παραστατικών καλύπτονται σε κάθε πακέτο; Για τη διαφορά των δύο δρόμων δες τον οδηγό πάροχος ή ERP.

Ένα cloud πρόγραμμα ανοίγει από οποιονδήποτε browser, ενημερώνεται χωρίς να κάνεις τίποτα και δεν εξαρτάται από έναν υπολογιστή. Ένα εγκατεστημένο πρόγραμμα τρέχει τοπικά και σε βάζει να φροντίζεις εσύ τις ενημερώσεις και τα αντίγραφα ασφαλείας. Η αναλυτική σύγκριση είναι στον οδηγό cloud ή εγκατεστημένο.

Οι συνδρομές διαφέρουν στο τι μετράνε: παραστατικά, πελάτες, χρήστες ή λειτουργίες. Σύγκρινε το συνολικό ετήσιο κόστος για τη δική σου χρήση, μαζί με τα πρόσθετα (πάροχος, επιπλέον χρήστες, υποστήριξη), και έλεγξε αν οι τιμές δίνονται με ή χωρίς ΦΠΑ.

Ρώτα: τι συμβαίνει αν ξεπεράσω το όριο; Υπάρχει δωρεάν πλάνο ή δοκιμή; Μπορώ να αλλάξω πακέτο αργότερα;

Αν δουλεύεις με συνεργάτες ή με λογιστή, χρειάζεσαι πρόσβαση για περισσότερους από έναν, με διαφορετικά δικαιώματα. Εξίσου χρήσιμο είναι ένα ιστορικό αλλαγών που δείχνει ποιος δημιούργησε ή άλλαξε κάθε εγγραφή.

Αν πουλάς προϊόντα, το πρόγραμμα πρέπει να ενημερώνει το απόθεμα με κάθε πώληση και αγορά. Έλεγξε αν υποστηρίζει πολλές αποθήκες, σετ προϊόντων και παραστατικά διακίνησης, και σε ποιο πακέτο.

Κινητό: μπορείς να εκδώσεις παραστατικό εκτός γραφείου, από browser ή από εφαρμογή;

Υποστήριξη: με ποια κανάλια, ποιες ώρες, και τι κοστίζει η εκτεταμένη υποστήριξη ή η παραμετροποίηση;

API: αν θέλεις να συνδέσεις e-shop ή άλλο σύστημα, υπάρχει δημόσιο API με τεκμηρίωση, και σε ποιο πακέτο;

Δεν εκδίδουν όλοι τα ίδια παραστατικά. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας χρειάζεται κυρίως ΑΠΥ και τιμολόγια παροχής υπηρεσιών. Ένα κατάστημα χρειάζεται αποδείξεις λιανικής και διασύνδεση με POS. Μια επιχείρηση που διακινεί αγαθά χρειάζεται δελτία αποστολής και τιμολόγια-δελτία αποστολής. Όλοι χρειάζονται κάποια στιγμή πιστωτικό.

Ρώτα: υποστηρίζεται κάθε τύπος που εκδίδω, σε ποιο πακέτο, και με σωστό χαρακτηρισμό για το myDATA; Μπορώ να έχω ξεχωριστές σειρές αρίθμησης;

Τα παραστατικά σου είναι λογιστικά αρχεία που πρέπει να διατηρούνται. Μάθε πού αποθηκεύονται, αν είναι κρυπτογραφημένα, πόσο συχνά παίρνονται αντίγραφα ασφαλείας και, εξίσου σημαντικό, πώς παίρνεις τα δεδομένα σου αν αποφασίσεις να φύγεις. Μια μαζική εξαγωγή παραστατικών και συνημμένων σε γλιτώνει από μεγάλο κόπο.

Τα παραπάνω κριτήρια ξεχωρίζουν τα προγράμματα στα χαρτιά. Στην πράξη μετράει και πόσο γρήγορα κόβεις ένα παραστατικό: αν οι πελάτες συμπληρώνονται από τον ΑΦΜ, αν τα προϊόντα και οι υπηρεσίες επαναχρησιμοποιούνται, αν τα παραστατικά φεύγουν με email με ένα click, αν μπορείς να ορίσεις επαναλαμβανόμενα τιμολόγια για σταθερούς πελάτες. Ένα πρόγραμμα που σε καθυστερεί λίγα δευτερόλεπτα σε κάθε έκδοση σε κοστίζει ώρες μέσα στη χρονιά.

• Σύγκριση μόνο της μηνιαίας τιμής. Το πραγματικό κόστος περιλαμβάνει πάροχο, επιπλέον χρήστες και υποστήριξη.
• Παράβλεψη του B2G. Αν έστω και ένας πελάτης σου είναι φορέας του Δημοσίου, χρειάζεσαι πάροχο.
• Επιλογή με βάση τις σημερινές ανάγκες μόνο. Έλεγξε αν μπορείς να αναβαθμίσεις χωρίς μεταφορά δεδομένων όταν μεγαλώσεις.
• Καμία δοκιμή. Λίγα λεπτά με ένα πραγματικό παραστατικό δείχνουν περισσότερα από κάθε σελίδα λειτουργιών.

• Γράψε τους τύπους παραστατικών που εκδίδεις (τιμολόγια, ΑΠΥ, αποδείξεις λιανικής, δελτία αποστολής, πιστωτικά).
• Σημείωσε αν τιμολογείς Δημόσιο ή χρειάζεσαι αποδείξεις χωρίς φορολογικό μηχανισμό: τότε θέλεις πάροχο.
• Υπολόγισε το ετήσιο κόστος για τους πελάτες και τους χρήστες σου, μαζί με τα πρόσθετα.
• Δοκίμασε κάθε υποψήφιο με ένα πραγματικό παραστατικό μέχρι τη λήψη ΜΑΡΚ.
• Ρώτα τον λογιστή σου αν μπορεί να έχει πρόσβαση ως χρήστης.

Ο πίνακας παρακάτω συνοψίζει τα κριτήρια και τι προσφέρει η eFluper σε καθένα, με βάση τον πίνακα πακέτων.