Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή ERP: ποιο κανάλι χρειάζεσαι

Κάθε παραστατικό που εκδίδει μια επιχείρηση πρέπει να φτάσει στο myDATA της ΑΑΔΕ. Οι επιχειρήσεις που τιμολογούν με λογισμικό έχουν δύο βασικές επιλογές:

• Κανάλι ERP: το πρόγραμμα τιμολόγησης εκδίδει το παραστατικό και διαβιβάζει τα δεδομένα του απευθείας στο myDATA μέσω της διεπαφής της ΑΑΔΕ, με τα κλειδιά πρόσβασης της επιχείρησης. Το myDATA απαντά με ΜΑΡΚ, UID και QR code.
• Πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης: το πρόγραμμα στέλνει το παραστατικό σε έναν πάροχο αδειοδοτημένο από την ΑΑΔΕ. Ο πάροχος θέτει κωδικό αυθεντικοποίησης, το διαβιβάζει στο myDATA, το παραδίδει ηλεκτρονικά στον λήπτη και το διατηρεί για όσο ορίζει ο νόμος.

Υπάρχουν και οι δωρεάν εφαρμογές timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ, καθώς και η ειδική φόρμα καταχώρισης. Αυτές όμως είναι εργαλεία έκδοσης ή καταχώρισης, όχι πρόγραμμα διαχείρισης. Δεν συνδέονται με πελατολόγιο, αποθήκη ή εισπράξεις, οπότε ταιριάζουν κυρίως σε όσους εκδίδουν λίγα παραστατικά.

Η ουσιαστική διαφορά είναι ποιος εγγυάται το παραστατικό. Στο κανάλι ERP, το myDATA λαμβάνει μια σύνοψη, και το QR code απλώς δείχνει ότι η σύνοψη έφτασε. Δεν αποτελεί σήμανση του παραστατικού. Με τον πάροχο, το ίδιο το παραστατικό φέρει ψηφιακή σήμανση από τρίτο, αδειοδοτημένο φορέα, και φτάνει στον λήπτη σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή.

Αυτό έχει συνέπειες:

• Λιανική χωρίς ταμειακή: μέσω παρόχου μπορείς να εκδίδεις αποδείξεις λιανικής χωρίς φορολογικό ηλεκτρονικό μηχανισμό (ΦΗΜ), αφού τη σήμανση την κάνει ο πάροχος.
• Δημόσιο (B2G): τα τιμολόγια προς φορείς του Δημοσίου στις δημόσιες συμβάσεις αποστέλλονται μέσω παρόχου, στο πρότυπο που ορίζει η νομοθεσία.
• Τιμολόγια B2B: με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, το ERP μόνο του δεν είναι πλέον αποδεκτός τρόπος έκδοσης, όπως εξηγούμε παρακάτω.

Το κανάλι ERP έχει το πλεονέκτημα ότι δεν απαιτεί τρίτο φορέα, οπότε δεν έχει επιπλέον κόστος. Ο πάροχος έχει ετήσια συνδρομή, αλλά καλύπτει όσα το ERP δεν μπορεί.

Η ΑΑΔΕ είναι σαφής: τα εμπορικά και λογιστικά προγράμματα (ERP) δεν αποτελούν από μόνα τους αποδεκτό τρόπο έκδοσης τιμολογίων στις συναλλαγές που καλύπτει η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, δηλαδή στα εγχώρια B2B, στα B2B προς τρίτες χώρες εκτός ΕΕ και στα B2G.

Οι ημερομηνίες, όπως ισχύουν μετά τις μεταθέσεις του 2026:

• Επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα 2023 άνω του 1 εκατ. €: υποχρεωτικά από 2.3.2026, με μεταβατική περίοδο έως 3.5.2026.
• Όλες οι υπόλοιπες: από 2.11.2026, με μεταβατική περίοδο έως 31.1.2027. Από 1.2.2027 η έκδοση γίνεται αποκλειστικά μέσω παρόχου ή timologio / myDATAapp.

Κατά τη μεταβατική περίοδο επιτρέπεται η παράλληλη χρήση του ERP, εφόσον έχει υποβληθεί εμπρόθεσμα η Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων.

Αυτό δεν σημαίνει ότι το πρόγραμμα τιμολόγησης «καταργείται». Σημαίνει ότι για τα τιμολόγια B2B πρέπει να συνεργάζεται με πάροχο. Το πρόγραμμα κρατά πελάτες, είδη, τιμές, αποθήκη και εισπράξεις, και ο πάροχος εκδίδει νόμιμα το ηλεκτρονικό τιμολόγιο.

Η απευθείας διαβίβαση (ERP) εξακολουθεί να είναι χρήσιμη για τα παραστατικά που δεν καλύπτει η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, για παράδειγμα τις ενδοκοινοτικές συναλλαγές, και, μέχρι το τέλος της μεταβατικής σου περιόδου, για τα τιμολόγια B2B. Για τα παραστατικά λιανικής ισχύουν οι κανόνες για ΦΗΜ ή πάροχο, οπότε ρώτα τον λογιστή σου τι ισχύει για τη δική σου δραστηριότητα.

Ο πάροχος είναι η σωστή επιλογή αν:

• εκδίδεις τιμολόγια σε άλλες επιχειρήσεις, που πρακτικά σημαίνει όλες σχεδόν οι επιχειρήσεις από 1.2.2027,
• τιμολογείς φορείς του Δημοσίου,
• θέλεις να εκδίδεις αποδείξεις λιανικής χωρίς ταμειακή μηχανή.

Οι εφαρμογές της ΑΑΔΕ (timologio, myDATAapp) αρκούν σε όποιον κόβει λίγα τιμολόγια τον μήνα και δεν χρειάζεται αποθήκη, εισπράξεις ή αναφορές.

Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις, η πρακτική απάντηση είναι και τα δύο: ένα πρόγραμμα που στέλνει απευθείας στο myDATA ό,τι επιτρέπεται και περνά από πάροχο ό,τι το απαιτεί.

Για να διαλέξεις κανάλι, δεν χρειάζεται να γνωρίζεις τις τεχνικές προδιαγραφές της ΑΑΔΕ. Αρκεί να απαντήσεις σε πέντε ερωτήσεις για τη δική σου επιχείρηση:

• Σε ποιους πουλάς; Αν έστω και ένα μέρος των πωλήσεών σου είναι σε επιχειρήσεις, θα χρειαστείς πάροχο ή τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ για αυτά τα τιμολόγια μετά τη μεταβατική περίοδο.
• Τιμολογείς το Δημόσιο; Αν ναι, ο πάροχος είναι προϋπόθεση για τις συμβάσεις που καλύπτει η υποχρέωση B2G.
• Έχεις λιανική και ταμειακή; Αν θέλεις να εκδίδεις αποδείξεις χωρίς φορολογικό μηχανισμό, χρειάζεσαι πάροχο.
• Πόσα παραστατικά εκδίδεις; Για λίγα τιμολόγια τον μήνα, το timologio ή το myDATAapp μπορεί να αρκούν. Από ένα σημείο και μετά, η διπλή καταχώριση σε εφαρμογή της ΑΑΔΕ και σε δικό σου αρχείο κοστίζει περισσότερο χρόνο απ' όσο αξίζει.
• Τι άλλο χρειάζεσαι; Αποθήκη, εισπράξεις, υπενθυμίσεις, αναφορές για τον λογιστή; Αυτά τα δίνει ένα πρόγραμμα τιμολόγησης, όχι ο πάροχος μόνος του.

Αν η απάντηση στην πρώτη ερώτηση είναι «ναι», η επιλογή έχει ήδη γίνει για σένα: από 1.2.2027 τα τιμολόγια B2B περνούν από πάροχο ή από τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ. Το ερώτημα είναι μόνο αν θα το κάνεις μέσα από το ίδιο πρόγραμμα που χρησιμοποιείς για όλα τα υπόλοιπα, ή σε ξεχωριστό εργαλείο.

Η eFluper υποστηρίζει και τα δύο κανάλια από την ίδια οθόνη έκδοσης:

• Απευθείας διαβίβαση στο myDATA (κανάλι ERP) σε κάθε πακέτο, και στο δωρεάν, με ΜΑΡΚ, UID και QR code σε κάθε παραστατικό.
• Σύνδεση με τον πιστοποιημένο πάροχο Impact, ως πρόσθετη υπηρεσία από 95 € τον χρόνο (χωρίς ΦΠΑ), για τιμολόγια B2B, B2G και λιανική (B2C). Στο πακέτο Light η λιανική μέσω παρόχου καλύπτει μόνο ΑΠΥ.

Δεν αλλάζεις πρόγραμμα, δεν μεταφέρεις πελάτες και είδη, και δεν χρειάζεσαι ταμειακή ή ειδικό εξοπλισμό. Όταν έρθει η ώρα σου για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, ενεργοποιείς τον πάροχο και συνεχίζεις να δουλεύεις όπως πριν.

Και επειδή η eFluper λαμβάνει από το myDATA και τα παραστατικά που σου εκδίδουν οι προμηθευτές σου, βλέπεις στο ίδιο σημείο και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που λαμβάνεις, και μπορείς να δημιουργείς από αυτά παραστατικά αγορών χωρίς πληκτρολόγηση.